Många delar av ditt företags ekonomi är reglerat av lagen och okunskap kan i värsta fall leda till att du ofrivilligt begår ett ekonomisk brott. Bokföring och redovisning ligger nära varandra men det finns nyansskillnader som är viktiga att ha koll på.

Bokföringen fungerar som en slags lägesrapport

Med bokföring menas det pågående administrativa arbetet av att löpande registrera olika ekonomiska händelser som sker i ditt bolag. Exempel är inköp och försäljning, kvitton, fakturor och andra underlag.

Bokföring innebär att du på ett systematiskt sätt ordnar dessa affärshändelser för att sedan registrera och redovisa dem både i registreringsordning och systematisk ordning.

Detta görs i grundboken och huvudboken. Med grundbok menas den bok där affärshändelser presenteras i verifikationsnummerordning och kan även kallas för dagbok eller verifikationslista. I huvudboken samlas alla verifikation utifrån ordningen av deras kontonummer.

Genom att se på din bokföring kan du ta fram en aktuell lägesrapport för ditt företag varje månad, vilket kan hjälpa dig att fatta viktiga ekonomiska beslut kring ditt företag. Med en lägesrapport kan du snabbt se resultatet för månaden och jämföra det mot samma månad föregående år. Det är ett bra sätt för dig att se hur det går för ditt företag rent ekonomiskt över tiden. Du kan också se likviditeten i ditt företag för att se hur mycket pengar du kan ta ut.

Vad bokföring består av

Bokföringen i ditt företag ska bestå av följande komponenter:

• Underlag, även kallat verifikationer, för alla affärshändelser i ditt bolag. Detta kan vara kvitton, fakturor eller andra dokument som visar på vad affärshändelsen handlar om.
• Grund- och huvudbok där du redovisar alla affärshändelser för ditt företag.
• Ditt företags resultat- och balansräkning.
• Årsbokslutet för ditt företag. Beroende på vilken typ av företag du driver kan du också behöva inkludera en årsredovisning i din bokföring.

Vilka som vill ta del av din bokföring

Det är inte bara du som företagare som är intresserad av att se ditt bolags bokföring. Det finns en rad externa intressenter som du kan behöva visa hur du sköter din verksamhet och ditt resultat. Genom att ha ordning på din bokföring är det enkelt för dem att ta del av viktig information om ditt företag.

Exempel på externa intressenter är Skatteverket, som till exempel vill se hur du som företagare redovisar moms, sociala avgifter och preliminärskatt. Du kan också behöva visa upp din bokföring till eventuella finansiärer av ditt företag som till exempel banken där du har ett företagslån hos eller potentiella investerare eller delägare. Sist men inte minst kan det även vara så att dina kunder ställer krav på en god ekonomi i ditt företag för att ni ska kunna etablera ett långsiktigt samarbete. Detsamma kan också gälla dina leverantörer.

Håll noga ordning på dina kvitton

I bokföringslagen finns det ett krav på att alla affärshändelser måste bokföras på så sätt att det är möjligt för utomstående att kontrollera giltigheten och resultaten i din bokföring. För att kunna göra det krävs att alla typer av underlag som kvitton och fakturor på inköp finns med.

Det är därför viktigt att du skapar ett strukturerat system för att spara alla kvitton och fakturor som är relaterade till ditt företag. Detta gäller även mindre kvitton så som till exempel ett restaurangbesök med en kund. Skapa ett system för kvittohantering som alla anställda på ditt företag enkelt kan följa för att hålla koll på aktiviteter som till exempel utlägg för resor, boende eller kontorsmaterial.

Bokföra själv eller ta hjälp?

Vad gäller bokföring är det viktigt att komma ihåg att den regleras av bokföringslagen och att det enligt den lagen är du som är ytterst ansvarig för att bokföringen är utförd korrekt.

Beroende på vilken typ av bolag du driver så kan bokföringen vara komplicerad då det finns många regler att förhålla sig till. I slutändan kan det ta värdefull tid från dig så att du får mindre tid till att driva företaget. I så fall tjänar du på att anlita professionell hjälp för att få avlastning med bokföringen.

Redovisning dokumenterar företagets ekonomiska information

Redovisning är ett vidare begrepp som fångar upp mer av det du som företagare är skyldig att göra. Redovisning innefattar, förutom bokföringen, även sammanställningen av hela företagets ekonomi som exempelvis rapporter och underlag som du använder för att ta beslut.

Redovisningen är det underlag som du enligt lag måste lämna in och redovisa till olika myndigheter. Detta kan till exempel vara årsredovisning och deklaration.

Intern och extern redovisning

Redovisning delas upp i extern och intern redovisning. Den externa redovisningen kallas också affärsredovisning och används till att ge externa intressenter av ditt företag information om resultatet under en bestämd period. Den externa redovisningen är reglerad av lagen.

Den interna redovisningen är ofta mer detaljerad och omfattande än den externa då den är till för alla som arbetar inom ditt företag så att ni ska kunna ta korrekta beslut.

Så säger lagen om redovisning

Lagen ställer olika krav på redovisning beroende på vilket typ av företag du driver.

Bokföring och redovisning på engelska

Driver du ett företag som sträcker sig internationellt är det viktigt att också ha koll på dessa begrepp på engelska. Dock kan regler och innebörd skilja sig beroende på till exempel olika lagar i olika länder men oftast kommer du långt i kommunikationen genom att lära dig den korrekta översättningen.

Redovisning – accounting
Bokföring – bookkeeping

Men vad är då revision?

Ett ytterligare begrepp när det kommer till ditt företags ekonomi är revision. Revision är en oberoende granskning av ditt företags ekonomiska förhållanden. Revision tar alltså i beaktande både bokföring och redovisning och utfärdas av en auktoriserad revisor. För att en revision ska vara lagligt korrekt ska den ske enligt god revisionssed. Revisorn du arbetar med måste vara oberoende för att det ska finnas tilltro till han eller hennes uttalande om ditt företags ekonomiska situation.